“Manejo óptimo de Información”

Hoy día las organizaciones empresariales están sometidas a una adaptación constante ya que la fórmula de productividad cambió, y el crecimiento, por sí solo, no puede ser el indicador de la productividad para una organización, entonces, ¿cuál es el indicador?, ¿cuál es la justificación para las inversiones futuras?.

La respuesta es Innovación, la que está en función de la habilidad para responder rápidamente al cambio; muchas organizaciones ya saben esto, pero obvian que también significa cambiar la organización desde el núcleo hacia una nueva estructura dinámica.

El problema para las organizaciones no es solo eliminar la capacidad ociosa y cortar costos directos, sino arreglárselas para ser eficientes y mejorar la productividad con menores recursos y con mucho más exigencias en términos de información y tiempos de respuesta que le permitan poder sobrevivir y crecer en un medio cada día más exigente y altamente competitivo.

Sin duda, la comunicación, el cómo se realiza al traspaso y manejo de información, colaboran al proceso innovativo; la tecnología se pone entonces al servicio de la información y comienza a ser objeto de estudio

La información dentro de las organizaciones se ha realizado tradicionalmente a través de papeles o registros manuales.

Los métodos manuales de manejo, almacenamiento y mantenimiento de información en papel son difíciles, consumen tiempo y son mucho más costosos. Alguno de los problemas más obvios del mantenimiento de los archivos en papel son:

§ Susceptibilidad al deterioro por el paso del tiempo.

§ Las revisiones y actualización manuales son costosas.

§ El papel es de distribución lenta. Toma mucho más tiempo copiar y distribuir una sola pieza de papel que distribuir o reproducir varios documentos electrónicamente.

§ Muchas operaciones entre compañías son ineficientemente llevadas con archivos manuales, aún cuando los originales han sido archivos electrónicos.

§ El papel es incómodo. Muchas veces no se puede hallar una información específica. La búsqueda electrónica es mucho más efectiva y rápida.

§ El papel está restringido en formato, está limitado a texto y gráficos, mientras que el documento electrónico puede tener hyperlinks (relaciones con otros documentos), audio y video.

§ El papel es estático. Su contenido puede quedar desactualizado aún antes de ser distribuido, a raíz de un larguísimo ciclo de distribución. A todo esto se agrega la incertidumbre de no saber si se está trabajando con la última actualización, lo que exacerba el problema.

§ Los costos de los medios para el almacenamiento y mantenimiento de los archivos en papel pueden ser sustanciales. La justificación para la adquisición de un sistema de administración de documentos se puede basar en la reducción significativa de los medios de almacenaje.

§ El papel se pierde. Se estima que entre un 5 a 7% de los documentos activos se pierden o traspapelan usando procedimientos manuales para la manipulación en papel.

Entonces, se opta por integrar la tecnología al manejo de información, naciendo los sistemas de información y sus software.

En la actualidad, existen dos tipos de sistemas de información: personales y multiusuario.

Los sistemas de información personales son aquellos que han sido diseñados para satisfacer las necesidades de información personal de un solo usuario. Su objetivo es multiplicar la productividad individual.

Los sistemas de información personales se implantan, principalmente, en ordenadores personales, si bien pueden ser desarrollados en grandes ordenadores. Los sistemas de información personales son desarrollados, en su mayor parte, por usuarios finales y no por profesionales de los sistemas de información.

Los sistemas de información multiusuario son aquellos que se han diseñados para satisfacer las necesidades de información de grupos de trabajo (por ejemplo, departamentos, oficinas, secciones y divisiones) u organizaciones completas.

Entre sus ejemplos pueden citarse la introducción de pedidos, la contabilidad, la nómina, la gestión de producción, el control de inventarios, etc. La principal diferencia entre los sistemas personales y multiusuario reside en que los sistemas multiusuario deben facilitar la compartición de los datos, las informaciones y otros recursos. La mayoría de estos sistemas se implantan en mini ordenadores, grandes sistemas informáticos o redes de ordenadores personales (o, posiblemente una combinación de las tres cosas).

Para que un sistema de información se construya eficazmente es necesario combinar óptimamente los bloques elementales:

§ PERSONAS: usuarios, directivos y miembros de los grupos de desarrollo de los sistemas de información.

§ DATOS: materia prima empleada para crear información útil.

§ ACTIVIDADES: actividades de empresa (incluidas las de tipo directivo) y actividades de proceso de datos y generación de información que apoyan las actividades de empresa.

§ REDES: descentralización de la empresa, distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles y comunicación y coordinación entre dichos lugares.

§ TECNOLOGÍA: hardware y software que sostienen los restantes bloques elementales.

Existen variadas empresas de servicios dedicadas a los sistemas y manejo de información. Ellas integran soluciones tecnológicas con consultorías para la administración de información, comunicaciones y seguridad, en apoyo a los objetivos de negocio de los clientes, además del diseño de redes, conectividad de información (formatos, plataformas, etc.)

Como ya se mencionó, para construir un sistema de información eficiente se deben combinar los cinco bloques fundamentales, pero nos cuestionamos el por donde comenzar para enfrentar “La Innovación” y la herramienta más adecuada es Workflow.

Workflow significa la ejecución, coordinación y control automático de los procedimientos, basados en reglas preestablecidas con objetivos predefinidos. Comprende el gerenciamiento de una serie de tareas, consistente en múltiples pasos y, usualmente, varias personas para lograr un resultado final predefinido, en un determinado tiempo.

Los sistemas abordan aplicaciones tales como contabilidad, proceso de órdenes de compra o de reservas, etc. Algunos desarrollados con herramientas que han aumentado la productividad de los individuos, pero ninguno se ha direccionado a la debilidad de muchas organizaciones llamada «los procesos» que unen funciones con individuos para lograr los objetivos de la empresa.

La implementación de Workflow implícitamente conlleva a realizar una «Re-ingeniería de los procesos» de la organización, evitando automatizar procedimientos ineficientes o antieconómicos con el consiguiente ahorro en tiempo, esfuerzo y costos asociados, eliminando las actividades innecesarias o burocráticas y automatizando procedimientos repetitivos.

Workflow automatiza el proceso completo, no solo las tareas individuales, desde procedimientos simples, con pocos pasos, hasta los más complejos con varios cientos de personas y tareas involucradas en una gran empresa.

Se puede aplicar a cualquier procedimiento basado en reglas, no importa cuán complicado sea. Es un sistema pro-activo, es decir genera acciones por sí mismo, puede por ejemplo solicitar una referencia de crédito, pedir una confirmación de precios, etc.

Debido a que es «inteligente», basado en reglas y sensitivo al tiempo, el management puede racionalizar procesos eliminando tareas innecesarias o errores, corregir fallas de control y hacer cumplir con los procedimientos de la empresa dentro de los límites de tiempo adecuados.

Workflow mantiene al «management» actualizado, a través de un detallado reporte de status y auditoría. Esto brinda un grado de control imposible de lograr con sistemas manuales, como así también un registro permanente de qué se está haciendo, por quién y cuándo.

Generalmente, Workflow es independiente y abierto, lo que permite utilizarlo como «Workflow manager» para aplicaciones existentes en las empresas. Es decir, convierte los sistemas pasivos en: pro-activos, inteligentes y sensitivos a los tiempos de proceso.

Un ejemplo de manejo óptimo de información es LIMS; conforme a sus iniciales, se define como, Laboratory Information & Management System, por lo tanto, es un sistema de información y administración de Laboratorios, pero debido a la gran eficiencia y seguridad que ha demostrado en la gestión y el manejo de información, específicamente en laboratorios de grandes empresas como la Compañía Procter & Gamble (P&G) y Petróleos de Venezuela SA (PDVSA), por nombrar algunos, más allá de manejar datos de laboratorio se ha transformado en una normativa de calidad exigida por el mercado.

El manejo de los datos es una de las principales tareas en cualquier laboratorio, y un LIMS bien diseñado no perderá de vista información alguna acerca de todas las muestras y de todos los proyectos que se hayan terminado o estén en marcha. La figura 1 resume bastantes de los procesos que podrían controlarse por un LIMS en un laboratorio de ensayos y proporciona una visión general de algunas de las opciones que podrían tomarse cuando se procesa una muestra.

LIMS obedece y refleja la estructura lógica del flujo de trabajo (workflow) de un laboratorio de cualquier tipo, permitiendo:

§ Automatizar procesos claves en el flujo de trabajo, además de formar parte de un sistema de información multiusuario (conectados en red).

§ Estructurar una valiosa base de datos clave para la administración y gestión (registro de muestras, impresión de reportes, etc.).

§ Aplicar buenas prácticas de laboratorio, con bitácoras de servicios de instrumentación y calibración, descripción de la muestra, tests asignados o asociados a la muestra).

§ Incrementar seguridad conforme a normas ISO y reglas del negocio.

§ Aplicar control y aseguramiento de calidad (validación de resultados y estadísticas).

Existen variados software LIMS en el mercado, que satisfacen las necesidades de los usuarios pero desde que LIMS está en la intersección de la ciencia analítica y la técnica de la información, la gente encargada de la selección e implementación de LIMS dentro de la empresa, tiene una tarea compleja. El proceso se hace más complejo cuando las compañías tratan de escoger e implementar una infraestructura coordinada de LIMS en diferentes sitios alrededor del globo. Lo necesario es poseer en un sistema flexible a los requerimientos del usuario y además que sean atendidos en forma eficiente. Los criterios de selección apuntan a fijarse en los siguientes puntos:

§ Compatibilidad con los procesadores utilizados en la empresa (por ejemplo Windows^TM).

§ Que LIMS no requiera de un administrador dedicado a la base de datos y además pueda conformar un sistema gráfico de información (visual) para la optimización de los procesos.

§ El sistema debe ser suficientemente económico para que su implementación sea práctica en laboratorios pequeños, pero que tenga escala lo suficiente para cumplir con las necesidades de grandes laboratorios y que sea flexible para manejar una amplia gama de procesos de trabajo.

§ El factor de seguridad es esencial.

§ Si la empresa poseen variados laboratorios, cada laboratorio debe ser capaz de configurar el LIMS para cumplir con sus necesidades sin forzar un cierre por inoperabilidad entre los sistemas.

§ Ser capaz de abrir en pantalla servicios de internet sin tener necesidad de salir del software para enviar reportes o e-mail.

Dentro del desarrollo de los negocios digitalizados el principal recurso utilizado es la información y si observamos con mayor detalle, es el dato la fuente indiscutible y compleja que genera una comunicación, en quienes se sumergen en la comercialización digital.

LIMS, como sistema de información y manejo de datos irrumpe en el tema del liderazgo efectivo de cualquier empresa, sobre todo, en la ayuda que proporciona en la toma de decisiones.

Pero cualquier sistema de información a implementarse en una empresa, así como, un cambio de operatividad y comunicación entre las partes, involucra un cambio de actitud de todos los actores.

Productivamente, nos encontramos en un período de transición entre dos reinados. El rey anterior vivió casi doscientos años y su reinado se caracterizó por la masiva producción industrial, basada en la tecnología de Newton, en la electricidad de Maxwell y las teorías del trabajo de Taylor. Ese rey murió y un nuevo rey se está aguardando. Este deberá caracterizarse por sus visiones absolutamente novedosas sobre gerenciamiento y productividad, basadas en entender a las organizaciones como "redes de compromisos" y comprender las falencias de los modelos de producción y trabajo instituidos.

Las reglas que sirvieron para el primer rey no soportan más la complejidad del reino. Nuevas reglas comienzan a ser creadas e incorporadas con el sentido común del nuevo reino. Bajo este esquema de transición, aquellos súbditos que perciban las nuevas reglas podrán generar estrategias imbatibles, aprovechando las fuerzas del cambio como sus fieles aliadas.

Hoy, las cosas se hacen de una manera mucho mas rápida. Lo que funcionó en forma automatizada en el pasado, hoy resulta ineficiente. Hace veinte años, cuando se decidió automatizar los negocios, se utilizó el mismo personal que había automatizado las fábricas. No se definieron los procesos de negocios para lograr la satisfacción del cliente, piedra fundamental de la economía de servicios y tenemos ejemplos muy claros a nuestro alrededor, cuando miramos a las empresas bancarias y su propaganda comercial en las que nos ofrecen “adaptarse al cliente”.

El nuevo sentido común (del nuevo rey), es aquel que derriba todas esas viejas suposiciones, pensamientos, conceptos, metáforas y paradigmas, cosas del viejo reino, permitiendo innovaciones que generen nuevos productos, nuevos servicios y nuevas prácticas. En el viejo reino la informática se alineó con las viejas suposiciones.

Los ejecutivos del viejo reino no percibían que los negocios no eran realizados por departamentos aislados y que los organigramas creaban innumerables barreras artificiales en las organizaciones. Estaban aferrados a conceptos rígidos basados en estructuras verticales, funcionales y departamentales. Las actividades y tareas ejercidas por un departamento en un proceso de negocio eran, la gran mayoría de las veces, secretos de estado buscando preservar y garantizar la seguridad de "statu quo" reinante. El orden instituido no podía ser alterado ni siquiera por las necesidades de otros departamentos o la satisfacción al cliente. La informática fue utilizada como un arma de defensa (controles, reducción de costos, productividad interna) de los departamentos y no como un arma de ataque (competitividad, flexibilidad, satisfacción al cliente) dentro de la empresa.

Todas las organizaciones, independientemente del sector en que actúen, poseen procesos de negocios de tipo horizontal, a los cuales los llegan a considerar inexistentes o poco importantes. Dichos procesos, de formación histórica, se inician en el momento en que la empresa se organiza para trabajar. Pasan a formar parte de la cultura de la empresa e involucran a funcionarios de distintos departamentos en actividades de valor agregado que son percibidas por los clientes. Un proceso instituido genera un grupo de trabajo colaborativo, cuyos integrantes son personas que trabajan en un proceso multidepartamental y con resultados finales que serán productos y servicios disponibles para clientes internos ó externos.

Durante mucho tiempo, la departamentalización se pensó como regla en el viejo reino: "Tome su feudo y divida para reinar". Esa visión y su acción acaban destruyendo la capacidad de competir de las empresas, ya que no facilita el trabajo de equipos interdisciplinarios o de diferentes departamentos de la organización.

Un antiguo dicho reza Rey muerto - Rey puesto. Si el viejo rey ha muerto, debemos aprender sobre ese nuevo sentido común (del nuevo rey), a través del enorme éxito de las empresas que ya están anticipando su puesta en práctica tales como Microsoft, Federal Express, Wall Mart, Marriot, entre otras, pero también debemos aprender de los viejos súbditos.

La tecnología ocupa un lugar destacado dentro del nuevo sentido común. La premisa básica es clara, la tecnología sólo puede producir sus frutos si la organización está preparada para recibirla. Si la cultura organizacional, siguiendo las reglas del viejo reino, no acepta el nuevo modelo, no habrá espacio para distribuir el poder entre los empleados y en consecuencia no se crearán las redes de compromiso. Ahora bien, el enfoque de equipo consiste en una forma de trabajo mancomunado para facilitar el talento colectivo y la energía de las personas resultando particularmente relevante para la calidad.

En este contexto las inversiones en tecnología se justificarán si están orientadas a servir como herramientas que faciliten el cambio, es decir, que ayuden a las organizaciones en el proceso de reestructuración en forma continua y sean el instrumento que permita dar respuesta a la creciente necesidad de aumentar los niveles de productividad y eficiencia, mejorar la atención a los usuarios y la gestión de los procesos operativos.

De esta forma se van generando situaciones que dan lugar a dinámicas que enfatizan la exploración y el autodesarrollo a través de la experiencia. En el proceso de formación de equipos de alto desempeño, el sistema de comunicaciones es crucial para generar relaciones amistosas y productivas.

Los individuos y las empresas pueden y deben desarrollar iniciativas para mejorar y fomentar las comunicaciones dentro de los equipos de trabajo y las relaciones cotidianas, de esta forma, y casi sin darse cuenta, la empresa estará modelando una estructura organizacional y de relaciones que, al final, le permita capitalizar estas inversiones ganando competitividad.